Zo organiseer je het perfecte event

0
425

In de afgelopen jaren heb ik honderden organisaties, coaches, trainers, bedrijven, netwerkclubs en anderen mogen helpen bij het opzetten en inrichten van hun vergaderingen en evenementen. Wat ik heb gemerkt is dat de hoeveelheid input die (zelfs bij gratis) events nodig is om een goede opkomst voor elkaar te krijgen vaak wordt onderschat.

In dit blog schets ik graag de randvoorwaarden voor het succesvol organiseren van vermarketen van een event. Deze randvoorwaarden kun je natuurlijk aanpassen naar je eigen event.

Verhaal dat je verkoopt

Waarvoor moet men naar jouw event komen. Dat is vaak lastiger te verwoorden dan je denkt. We hebben met veel coaches veel getest in verschillende verhalen en pakkende titels. Een voorbeeld van een gratis workshop die we op 3 manieren hebben aangeboden:

  • ‘De wereld van morgen, hoe kom je nog aan klanten zonder sales?’
  • ‘Verkoop beter zonder stropdas!’
  • ‘Workshop acquisitie’
  1. Gebaseerd op de achterliggende visie, de training legde uit hoe verkooptechnieken veranderen nu onze manier van zaken doen verandert.
  2. Deze sprak tot de verbeelding. Veel mensen in de doelgroep waren ZP’ers die vaak niet meer in traditionele pakken zaken doen maar toch het beeld van een strak pak hadden bij het woord ‘verkoop’.
  3. Simpel, dit is wat het is. We gaan je gewoon leren beter te worden in acquisitie.

1 en 2 werkten, maar we moesten de deelnemers echt nog een verder verdiepend verhaal vertellen om ze over de streep te trekken. Bij optie 3. zat de ruimte al snel vol, dat ging als een lopend vuurtje.

Boodschap: wees duidelijk en to the point, helemaal in de titel van je training (het eerste wat je ziet, ook als je iets doorgestuurd krijgt).

Prijsstelling

Gratis is geen garantie tot een volle zaal, het kan zelfs tegen je werken. Want als iemand jou een gratis koffiemachine aanbied, dan zal er vast iets mis mee zijn. Het is niets waard, en met die prijsstelling maak je dit heel letterlijk. Je kunt er ook voor kiezen je training of workshop 50,- te vragen, en een early bird special voor 20,- aan te bieden. Zo motiveer je mensen zich snel in te schrijven, maar is de waarde van je training nog steeds gewoon 50,-.

Daarnaast zijn er genoeg verhalen te vinden van bedrijven die bijvoorbeeld een product aanbieden tegen 10, 20 en 30 euro met bijhorende service en extra’s. De bedrijven die als geintje een pakket van 250,- toevoegden merkten dat het zo nu en dan ook echt gekocht werd (terwijl het vaak precies hetzelfde was als het 30 euro pakket). Dit zijn de mensen die niet om het geld geven, maar gewoon het beste van het beste willen. Houd er dus rekening mee bij het stuk over ‘late registration’ dat de laatkomers vaak eerder voor gemak kiezen dan voor een lage prijs. (en laat inschrijven is een gemak, aangezien je je niet hoeft vast te leggen).

Gebruik slimme software

Administratie, dat wil je niet. Inschrijven, annuleringen, info over locatie en route, badges, programma…. er gaat gegarandeerd meer tijd in zitten dan jij zou willen. Gebruik onze Seats2meet.com event software om je event helemaal in te richten en registraties te verwerken. Deelnemers kunnen zelf inschrijven en uitschrijven, en je kunt er alles kwijt van programma tot sprekers tot locatie tot routebeschrijving. Daarnaast maakt de software het makkelijk om het event te delen via sociale media na inschrijving, en heb je op de dag zelf een geweldig dashboard waarop de aanwezigen, de aanwezige kennis en de sociale buzz over het event geshowd kan worden.

Netwerkactivatie

Twitter, Facebook en andere media zijn kanalen waarmee jij je netwerk kunt bereiken. Maar het zijn geen heilige gralen die direct je event vullen. Maak een lijst van je top 50, 100 of 200 contacten met relevantie tot dit event. Stuur deze mensen een persoonlijke mail, en bel ze na als ze niet reageren. Dat is de beste manier om je basisgroep deelnemers op te trommelen. Daarna kun je deze groep een mail sturen met de vraag of zij mensen kennen die ze uit willen nodigen, en het event op sociale media willen verkondigen. Maar werk hard voor die eerste harde kern, die komt er niet zomaar en is heel erg belangrijk.

Marketing programmering – opbouw

In onderstaand stappenplan ga ik uit van een event van maximaal 50 deelnemers. Voor meer deelnemers moet je absoluut meer tijd uittrekken. Ook weer niet te veel, want je wilt je buzz en spanning rondom het event altijd sterk houden.

Stap 1. activeren netwerk – 8 voor datum event

Zoals eerder beschreven, breng je relevante netwerk in kaart en zet alles op alles om een harde kern van deelnemers bij elkaar te krijgen.

Stap 2. giveaway – 8 weken voor datum event

Het netwerk in stap 1 dat wat lastiger over te halen is kun je een kaartje weggeven. Dit gaat zich zeker terugbetalen in een verder stadium. Wanneer je het kaartje weggeeft, vraag dan ook absoluut of ze je wel aan willen raden binnen hun netwerk, en hun best gaan doen om 2 of 3 personen mee te nemen.

Stap 3. early bird – 6 weken voor datum event

Je gaat nu je kaartverkoop starten. Je tarief staat vast, en met early bird beloon je voor een vroege inschrijving. Jij weet waar je aan toe bent, in de beste versie komen de betalingen nu al binnen zodat je je event kunt voorfinancieren en je breidt je participerende netwerk uit. Vraag in deze fase je netwerk uit stap 1. om te helpen met het delen van het event op sociale media en vraag ze of ze adressen hebben van mensen voor wie dit event interessant is. Ze mogen ze natuurlijk ook zelf direct uitnodigen. Je kunt er zelfs voor kiezen om de early bird alleen als weggeef middel in te zetten voor het netwerk in stap 1. zodat je ze iets biedt dat ze door kunnen geven.

Stap 4. reguliere verkoop – 4 weken voor datum event

Je gaat nu verkopen tegen de reguliere prijs. Een mooi moment om weer een kleine marketingkreet eruit te gooien, je netwerk nogmaals te activeren (nu inclusief early bird boekers) tot referral kaartverkoop. Blijf constant bezig met alle potentiele deelnemers in en rondom je netwerk, en doe je uiterste best voor ieder individueel persoon.

Stap 5. late tickets – 1 week voor event

De laatkomers betalen iets meer. Dit zijn vaak mensen die uitgaan van een gemak en minder geven om prijs. Je wordt hierdoor gecompenseerd voor de onzekerheid die jij als last draagt. Dit is echter een keuze, je kunt natuurlijk ook gewoon je regulieren verkoop door laten lopen.

Stap 6. annuleringen – 1 tot 2 weken voor het event

Om ruimte te creeeren kun je meer kaarten aanbieden dan het aantal plekken. Je zult altijd een aantal mensen hebben die verhinderd zijn. Om dit strak in kaart te brengen kun je 1 tot 2 weken voor aanvang een mailtje sturen over bijvoorbeeld de sprekers of actuele thema’s. Met daarbij de boodschap ‘Kun je toch niet komen? Schrijf je dan svp uit (met linkje..).’

Stap 7. event

Het event zelf, yeey! Veel plezier. Wanneer je meerdere events gaat houden kun je hier alvast het volgende event aankondigen, en super-early-bird kaarten verkopen. De enthousiastelingen die in de sfeer van het event zitten zullen hier zeker voor gaan!

Stap 8. post-event, 2 of 3 dagen na het event.

Deelnemers vinden het altijd leuk om foto’s te bekijken van het event, en om na te lezen. Misschien heb je wel een blog geschreven waar mensen na het event nog over napraten online, of ontstaan er verdere kleinere workshops uit dit grote event. 2 tot 3 dagen na het event is een mooi moment om iedereen te bedanken, en wellicht een bericht over het volgende event te vermelden.

Stap 9. volgend event

En je keert weer terug bij stap 1. Als je nu slim bent geweest heb je in stap 1 tot en met 8 dit hele netwerk goed in kaart gebracht en begin je stap 1 met een veel grotere groep dan bij het vorige event. Vaak kost het een aantal kleinere bijeenkomsten om tot een groot succesvol event te komen. Grote partners met interessante netwerken kunnen dit proces versnellen en versterken. Als je die hebt gevonden, houd ze warm, betrek ze en vraag ze duidelijk of ze een en ander voor je willen doen (social media, bloggen, rondbazuinen…)

Dit is de aanloop naar je event in grote lijnen. Dit was 2 jaar geleden nog heel anders, en zal over een jaar weer aangepast zijn. Heb jij in de tussentijd goede tips en toevoegingen? Die kun je hieronder als reactie plaatsen!