Kort geleden hebben de Makkelijkmakers weer een 1-op-1 sessie gedaan, ditmaal bij Tradeqoin, een organisatie die zich bezighoudt met alternatieve valuta. Misschien ken je de ‚Makkie’ uit Amsterdam-Oost wel, een zeer lokale munt waarmee bewoners elkaar kunnen belonen voor diensten en tegelijkertijd met elkaar in contact komen (denk aan boodschappen doen voor een dame die slecht ter been is, helpen met voorlezen aan de kinderen, op de kat passen).
Annette van TradeQoin heeft een diverse baan waarbij ze veel moet schakelen tussen verschillende mensen en projecten. We hebben haar geholpen met het omgaan met onzekerheid. Deels door dagelijks te streven naar een lege e-mail inbox (wil je weten hoe dit kan? Check ons vorige blog!). Daarnaast hebben we een takenmanager geïntroduceerd.
Een takenmanager is dé plek waar al jouw projecten en hieruit voortvloeiende taken bij elkaar staan. Je kunt dit doen op papier, maar er zijn heel veel digitale oplossingen die dit je net wat makkelijker maken. Sommige mensen zetten hun taken gewoon in Excel, maar in dit blog richten we ons op een echte takenmanager-applicatie: Wunderlist. Een simpele, gratis en complete takenmanager die jou overzicht kan bieden.
De meeste takenmanagers hebben een indeling die vergelijkbaar is met een e-mailinbox. Aan de linkerkant staan enkele projectlijsten (met daarbinnen alle taken per project). Daarnaast vind je hier ook enkele dynamische lijsten: ‚vandaag’, ‚belangrijk’, ‚week’, ‚voltooid’. Deze laatste lijsten veranderen iedere dag en zijn een soort samenvatting uit je projectlijsten. Het fijne is echter wel dat je met deze handige lijsten goed overzicht hebt van wat je vandaag (of deze week) moet doen. Daarnaast biedt het je de mogelijkheid om taken vooruit te schuiven als jouw dag vandaag al veel te vol is.
Maar hoe begin je nu met zo’n takenlijst? Een stappenplan:
1 – Reserveer 1 middag vrije tijd (helaas, slimmer werken kost tijd) en maak een Wunderlistaccount aan
2 – Bepaal welke zakelijke projecten bij jou op dit moment spelen en maak lijsten aan. Dit kunnen tijdelijke of continue projecten zijn.
2b – Wellicht zijn er enkele privé-projecten die je ook wilt toevoegen, denk aan ‚boodschappen’, ‚films/series te kijken’.
3 – Ga nu 5 minuten lang per project zonder na te denken taken toevoegen, dit gaat echt heel makkelijk in Wunderlist.
4 – Geef nu een datum aan alle taken binnen de projecten (dit wordt vaak vergeten, maar is essentieel!). Zijn er enkele taken heel ver in de toekomst? Geef ze dan gewoon een random datum ergens over 3 maanden mee, dan komen deze tegen die tijd vanzelf op je pad.
5 – Als je bovenstaande goed hebt gedaan, zul je zien dat de dynamische lijsten nu ook aangeven wat jouw taken voor deze dag/week zijn. Dus je kunt nu aan de slag!
Als je nu morgen begint met werken: open Eerst je takenmanager en (nog) Niet je e-mailinbox. Zorg eerst voor overzicht en laat je dan pas leiden door anderen :)Veel succes met je werk makkelijker maken!
Wil jij ook in aanmerking komen voor een 1-op-1-sessie of misschien wel een (gratis) 30-minuten-slimmer-werken-lunchseminar voor jou en je collega’s. Laat het ons dan weten!
Met vriendelijke groet,
Patrick Stastra & Oliver de Leeuw
0624651730 0628137743
Onze website: www.makkelijkmakers.nl
