Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

Niet voor niets staan we bij Seats2meet.com voor Connect, Collaborate & Grow. Maar hoe doe je dat als je ineens niet meer mag samenkomen vanwege een wereldwijd virus en verplicht ben thuis te werken? Hoe blijf je in verbinding, hoe werk je handig samen en hoe blijf je als team (en als persoon) groeien?

Afgelopen vrijdag ervaarde ik het zelf als onderdeel van de social hackathon van Women in Voice Nederland waar ik lid van ben. We waren superenthousiast om vanuit sociaal oogpunt én onze expertise een bijdrage te leveren aan de Corona crisis. We wilden graag laten zien dat je met een voice assistant of chatbot relatief makkelijk veel gestelde vragen kunt beantwoorden. Hiermee kun je namelijk veel mensen bereiken en zo de werkdruk bij de communciatiemedewerkers verlichten. Met dat idee in ons achterhoofd zouden we bij Seats2meet Utrecht CS samenkomen om de hele dag daaraan te werken met als resultaat een Corona conversational starter kit.

Maar ja, in Corona-tijd samenkomen vonden we uiteindelijk toch niet zo’n goed idee, dus besloten we online/virtueel te werken. Persoonlijk vond ik dat heel erg jammer, want ik keek juist zo uit naar de persoonlijke verbinding en een hele dag in één ruimte werken zodat je lekker in de flow komt. Ik was er huiverig voor dat als je de hele dag virtueel werkt, er niet voldoende energie vrij zou komen en dat het resultaat dus niet datgene zou zijn wat we voor ogen hadden. Dus eigenlijk baalde ik wel.

Via Google Hangout hadden we om 9.30 uur onze eerste meeting. Na de introducties maakten we teams en een planning voor de dag. We zouden om 12.00, 15.00 en 17.00 uur steeds online samenkomen via Google Hangout.
Tussendoor zouden de teams op hun eigen manier contact hebben via Whatsapp, telefoon of wat ze verder handig vonden. We gebruikten Slack om tussendoor dingen met de hele groep te delen of vragen te stellen aan de rest van de groep. Voordat we echt aan de slag gingen deelden we per team het eerstvolgende doel en hoe we het ongeveer zouden aanpakken. Daarna gingen we los.

Door deze aanpak hadden alle teams een heel goede focus en wisten we precies waar we aan zouden werken. Met team Voice (waar ik in zat) belden we nog even na de eerste virtuele meeting om een paar dingen door te lopen. Later op de dag gebruiken we ook Google Hangout om schermen te kunnen delen en elkaar verder te helpen.

Ook van virtueel samenwerken krijg je goede energie!

Mijn verwachting dat het online minder lekker zou lopen kwam niet uit. Gelukkig maar!
Na de eerste online meeting zat ik meteen lekker in de flow en voelde ik de energie dwars door mijn scherm stromen. We wisten waar we aan zouden werken en iedereen was gemotiveerd. Het helpt enorm om de dag in een soort blokken op te delen. Dan heb je steeds anderhalf tot twee uur de tijd om lekker door te werken. Als je vastloopt kun je altijd iemand bereiken of online om hulp vragen. Ons Slack-kanaal stond voortdurend open.

Ook de meetings tussendoor gaven weer de nodige extra energie. Aan het eind van de dag was iedereen trots op wat bereikt was. Zowel als groep, maar ook individueel. Iedereen had niet alleen een bijdrage geleverd, maar had ook zelf de nodige leermomenten gehad.

Mijn leermomenten met betrekking tot virtueel werken ga ik verder binnen Seats2meet.com delen, zodat ik hier anderen ook mee kan helpen. Ik heb veel ervaring als trainer in the classroom en ook de nodige webinars gegeven, maar echt virtueel samenwerken en tot een fantastisch resultaat komen, had ik op deze manier nog niet ervaren.

Wat mij betreft past dit helemaal in het Seats2meet.com concept omdat je ook virtueel op een energieke manier kunt verbinden, samenwerken én groeien. Binnen Seats2meet.com gaan we hier verder mee aan de slag en mijn bevindingen en tips ga ik zeker delen.

Voor nu alvast deze tips:

  • Het is fijn om een coördinator/moderator te hebben die de algemene zaken en de planning in de gaten houdt. Ook fijn als deze persoon de online meetings modereert en zorgt dat iedereen zijn zegje kan doen.
  • Als je met meerdere mensen in een online meeting zit, is het handig dat iedereen de microfoon standaard uitzet (op mute). Wij gebruikten Google Hangout en als je dan iets zegt of een geluidje maakt kom je ook meteen in beeld (dat zie je zelf niet, maar de rest van de groep wel). Je zet je microfoon pas aan (unmute) als je ook echt iets moet/gaat zeggen.
  • Vergeet niet te lunchen.
  • Zet een fles water naast je computer (dat was ik zelf dus vergeten).
  • Instrueer je huisgenoten dat je niet gestoord wilt worden.
  • Lees deze blog van Marion Mulder met haar waardevolle ervaringen en tips.
  • Lees dit compacte en handige overzicht van Creative Commons met veel tips over thuiswerken (Engelstalig).