hybride meeting

Kennis delen blijft belangrijk, misschien juist wel in deze tijd waarin we meer op onszelf zijn aangewezen en we vooral vanuit huis werken. Vanuit dat perspectief kreeg ik de vraag of ik een webinar over webinars wilde geven. Een webinar is een van de meest laagdrempelige manieren om jouw kennis te delen, om contact met jouw relaties en klanten te onderhouden en om intern binnen jouw organisatie te communiceren als je in ‘in real life’ even minder mogelijkheden hebt.

Een webinar over webinars

De vraag kwam vanuit CommunicatieClub Bourgondië, een beroepsvereniging voor communicatie-professionals in Noord-Brabant. Ze wilden graag weten of je een webinar makkelijk zelf kunt organiseren en meer vragen zoals: Wat heb je daarvoor nodig? Waar moet je op letten? Hoe lang duurt een webinar? Hoe werf je deelnemers? Bij wie kun je aankloppen voor hulp?

Omdat mijn eigen huis nu in Coronatijd vol met pubers zit (helemaal niet erg, maar hierdoor is de factor stabiele internetverbinding iets minder zeker) besloot ik om het webinar vanuit de Seats2meet locatie in de LocHal in Tilburg te geven. Omdat er behoorlijk wat deelnemers hadden aangemeld had ik Robert Essenstam (voorzitter van CCB) aan mijn zijde om te assisteren bij vragen vanuit de chat en het glas te heffen bij de virtuele borrel die na het kennisgedeelte plaatsvond. Aan de andere zijde was Roger van den Berg vanuit Seats2meet Tilburg aanwezig voor de eventuele technische ondersteuning. Een ideale combinatie waarbij ik me volledig op mijn content kon concentreren!

Hybride meeting

Eigenlijk is dit het perfecte voorbeeld van een hybride meeting. De nieuwe vorm van ontmoeten dat een mix is van fysiek en virtueel ontmoeten. En zeker omdat iedereen tegenwoordig toch al gewend is aan online (iedereen heeft een internetverbinding en een laptop) werkt het heel goed. Waarom doen we dat niet al veel langer zou je kunnen denken?

Hedwyg geeft een webinar over webinars bij Seats2meet LocHal in Tilburg
Tijdens mijn webinar met op de achtergrond de fantastische LocHal in Tilburg.

Natuurlijk is het ook heel leuk om bij elkaar te komen en dat is wat CommunicatieClub Bourgondië altijd deed (en in de toekomst natuurlijk weer gaat doen). Je komt bij elkaar, je nodigt een spreker uit en daarna ga je gezellig borrelen en bijkletsen. Omdat dat nu even niet kon, is de hybride ontmoetingsvorm een ideale vervanger.

In dit filmpje legt Seats2meet.com kort uit wat een hybride meeting is.

 

Ik gebruikte de hybride vorm voor mijn webinar, maar natuurlijk kun je het voor tal van andere soorten ontmoetingen gebruiken, zoals vergaderingen en events. Je kunt met een kernteam fysiek bij elkaar komen en de andere deelnemers virtueel, maar 50%-50% kan natuurlijk ook. De kunst is om de techniek zo in te zetten dat het je niet belemmert, maar dat het juist bijdraagt. Daar zijn tal van mogelijkheden voor, denk bijvoorbeeld eens aan online interactieve whiteboards. De locatiemanagers van de Seats2meet.com vestigingen helpen je graag met creatieve ideeën en technische oplossingen.

De kunst is om de techniek zo in te zetten dat het je niet belemmert, maar dat het juist bijdraagt.

Jouw webinar in 7 stappen

Tijdens het webinar deelde ik mijn 7 stappen die je kunt volgen om je eerste webinar te geven. Mijn doel was om dit heel laagdrempelig te doen en de deelnemers vooral te enthousiasmeren om webinars te gaan geven. Dus geen moeilijk technische zaken maar vooral vanuit een praktische insteek. Via chat konden de deelnemers vragen stellen.

Omdat een webinar toch vooral eenrichtingsverkeer is en de deelnemers elkaar niet kunnen zien, openden we na het webinar een Seats2meet Jitsi room voor de virtuele borrel. Iedereen had een glaasje bij de hand, we proostten en we kletsten op Bourgondische wijze na.

Dit zijn de 7 stappen die ik tijdens mijn webinar deelde:

  1. Het idee
    Waar gaat je webinar over? Wie zijn je deelnemers? En waarom doe je het eigenlijk?
  2. Planning
    Wat is de datum en tijdstip? Hoe lang duurt je webinar en vanaf welke locatie ga je je webinar geven?
  3. Middelen
    Welke webinarsoftware ga je gebruiken? Webinargeek is mijn favoriet. Is je internetverbinding stabiel? Welke andere technische middelen heb je eventueel nodig?
  4. Deelnemers
    Op welke manieren kun je mensen uitnodigen voor jouw webinar?
  5. Voorbereiding
    Hoe hou je het eenvoudig? Waar moet je op letten bij wat je zegt en wat je laat zien?
  6. Het webinar
    Waar moet je op letten tijdens het webinar zelf?
  7. Opvolging
    Wat doe je na je webinar? Ga je de deelnemers nog iets nasturen?

Wil jij ook webinars gaan geven? Doe dan mee aan mijn webinar op 10 juni 2020. Aanmelden kan via: Jouw webinar in 7 handige stappen.
Je krijgt dan sowieso mijn ebookje met heldere uitleg over de 7 stappen en handige tips!