De afgelopen weken hebben we de eerste hybride meetings gehad bij Seats2meet Amersfoort CS. Voor degene aan wie het woord hybride volledig voorbij is gegaan :)… dit is een combinatie van fysiek en online ontmoeten. Je zou kunnen zeggen dat – zeker in deze Corona tijd – dit het nieuwe ontmoeten is. We hebben met z’n allen ontdekt dat online ‘meeten’ soms best efficiënt en tijdsbesparend is. Maar dat het ook veel nadelen heeft. De techniek die hapert. Maar vooral de sociale interactie die zo veel lastiger is. De hybride meeting is daarom een mooie tussenvorm tussen fysiek en online.
Wij hebben inmiddels diverse ervaring opgedaan met hybride meetings: een talkshow, een soundshower en een ledenvergadering voor lokale overheden. Drie totaal verschillende set-ups. Voor allemaal gold, de voorbereiding was het halve werk. Hierdoor verliepen de meetings zelf vlot, zonder onvoorziene omstandigheden of technische haperingen én het belangrijkste: met interactie tussen de mensen op locatie en online.
Onze rol bij de hybride meeting zit in de volle breedte. We helpen mee in de voorbereiding, de communicatie met de deelnemers, denken mee over de opzet, de mogelijkheden voor sociale ondersteuning, evt. over sprekers of andere intermezzo’s, de opzet van de zaal en de inzet van onze technische middelen (camera’s en microfoons).
Hieronder een overzicht met wat wij geleerd hebben van de eerste hybride meetings en waarbij we je kunnen helpen:
- Voorbereiding
Het klinkt als een enorm cliché maar de voorbereiding is extra belangrijk bij hybride meetings. Los van de techniek (welke mensen moeten in beeld, verstaanbaarheid, etc) is het heel belangrijk om het doel van je meeting helder te hebben. Dit bepaalt de mate van interactie en welke extra middelen en mogelijkheden je inzet voor interactie. Bij de ledenvergadering stonden een aantal hele belangrijke besluiten op het programma. Belangrijk was dus dat er voldoende mogelijkheden en ruimte zouden zijn voor vragen en dat iedereen zich gehoord zou voelen. En er een goede tool beschikbaar was om te stemmen. Er zijn 101 mogelijkheden, maar belangrijk is dat je er van te voren over nadenkt en daar met elkaar daar afspraken overmaakt.Hier kun je (jouw hybride meeting op 1 A4 – s2m) trouwens een handige checklist downloaden.
2. Testen
Plan een testmeeting. Is iedereen goed verstaanbaar, is iedereen in beeld, is het helder wie welke rol heeft, kan de chat gelezen worden, en is er een noodnummer voor het geval mensen niet kunnen inloggen of halverwege de vergadering de verbinding verliezen? Alleen door het te testen, weet je dit allemaal zeker. En hou rekening met digibeten, daarvan zitten er in elke groep een paar. Dus hou alles zo simpel mogelijk!
3. Communicatie
Communicatie rondom hybride meetings is nog belangrijker dan bij fysieke meetings.
Heldere communicatie vooraf is écht essentieel. Hoe moeten de online deelnemers inloggen, welke link, wat te doen bij problemen, maar ook wat ze tijdens de meeting kunnen verwachten is cruciaal om vooraf te delen. Dit neemt de koudwatervrees weg en zorgt voor een relaxtere sfeer.
Maar ook tijdens de meeting is communicatie belangrijk. Degene die de meeting leidt heeft een extra taak om nog helderder het impliciete te benoemen en helder te blijven communiceren. Met name de online deelnemers missen snel informatie of voelen zich niet gezien. Wij bieden overigens verschillende vormen van (sociale) ondersteuning en kunnen ook hier bij adviseren.
4. Professionaliteit
De omgeving, locatie en de techniek maken echt het verschil. De boodschap komt wezenlijk anders over dan als je allemaal thuis zit of gewoon achter je laptop. Wij maken gebruik van een camera die alle deelnemers in beeld brengt (in een beeld) en zich richt op de spreker, waardoor dit beeld er altijd goed uitziet. Ook zorgen we voor uitstekend geluid. Daarnaast hebben we voor de deelnemers op locatie ook een groot scherm staan waarop alle online deelnemers in beeld zijn.
Interesse in een goed voorbereide en georganiseerde hybride meeting?
Laat het me weten! We faciliteren je graag!
PS Op de foto’s zie je onze meetingspace Speel-Veld. Meer weten over Speel-Veld kijk op www.speel-veld.nl
