© 2019 Annedien Hoen en Erwin Elling (Co-founders Rent a War Room®)
Een war room is een ruimte die optimaal (en dus flexibel) is ingericht voor strategische en creatieve processen. Dat levert overzicht, inzicht en inspiratie op. Het stelt mensen bovendien in staat om met meer toewijding en enthousiasme samen te werken. Hierdoor kan je als team wendbaarder en effectiever problemen tackelen, plannen maken of nieuwe producten en diensten ontwikkelen.
Het inzetten van war rooms is overgewaaid uit de Verenigde Staten. Zo zet Google Ventures war rooms in om met hun teams aan de slag te gaan. Zij halen hun inspiratie op hun beurt uit echte war rooms (ook wel situation room genoemd): ruimtes waar alle belangrijke kopstukken bij elkaar komen om inzicht te krijgen in wat er speelt, strategie te bepalen en besluiten te nemen. In zo’n ruimte kan je snel zien wat er speelt, bijvoorbeeld op landkaarten, whiteboards, papier aan de muur en beeldschermen. Ook bevinden zich in een goede war room de juiste materialen om te overleggen, dingen uit te denken, te ordenen, te schetsen en te plannen. Het brengt mensen bovendien automatisch in de juiste mindset: hier doen we belangrijke dingen!
Rent a War Room® ziet de meerwaarde voor organisaties van zo’n aanpak en heeft daarom een mobiele war room kit ontwikkeld die op locatie wordt opgebouwd, bij klanten on site of bij een locatiepartner, zoals verschillende Seats2Meet locaties.
De grote vraag is natuurlijk: Wat levert het op als je werkt in een war room?
1) Het brengt een eenduidige focus
Werken in een war room helpt je los te komen van je dagelijkse werkzaamheden. Het haalt je uit je groef en je wordt niet afgeleid door al je andere werkzaamheden, die ook dringend om aandacht vragen. In een standaard ruimte vergaderen wordt al gauw een standaard exercitie: praten en ongeïnspireerde plannen maken waarbij bovendien de helft van de deelnemers na vijf minuten al is afgehaakt. De doelmatigheid van een war room zorgt voor meer engagement: iedereen doet mee en er wordt dus ook meer hoogwaardige input en output gecreëerd.
2) Je zorgt voor concrete zichtbaarheid van processen
Strategie, creativiteit en innovatie zijn, hoe relevant ze ook zijn, vaak onzichtbare en ongrijpbare begrippen. Vaak zijn het ook nog eens geïsoleerde processen die onderling te weinig communiceren. Door war rooms te houden zie je veel meer gebeuren. Dat begint al in de aanloop, het plannen en opbouwen van een war room en het houden van een war room. Je ziet wat er ontstaat door wat je aan de muren ziet hangen, op tafel ziet liggen of visueel maakt met tekeningen. Je krijgt hierdoor veel meer grip op wat er leeft en moet gebeuren. Inzichten en resultaten worden in kaart gebracht en aan de muur gehangen, zodat iedereen het over hetzelfde heeft en je een volgende keer snel verder kunt waar je was gebleven.
3) Je gebruikt betere tools voor een beter resultaat
In een Rent a War Room® ruimte gebruiken we zorgvuldig uitgedacht meubilair en materialen die processen optimaal ondersteunen. Denk hierbij aan zitkubussen van stevig foam die ook als divider te stapelen zijn, custom whiteboards die te beschrijven zijn en waar dingen opgeplakt kunnen worden, grote hoeveelheden brownpaper om op te schrijven, tekenen en post-its te clusteren, onze Rent a War Room® StrategyMap waarop je alles kunt weergeven wat je maar wilt: stakeholders, beren op de weg, doelen, ambities of belangen.
4) Een war room organiseren is een krachtig statement
Wie een war room inloopt ziet aan alles: We gaan met elkaar de war room in – we gaan aan de slag! We gaan onze uitdagingen met daadkracht, creativiteit en een solide proces aanpakken.
Dit maakt enthousiasme in mensen los en activeert ze om méér van zichzelf te geven dan bij een gewone vergadering of brainstorm. De psychologie van een war room is daarom een erg belangrijk onderdeel van deze aanpak.
5) Je creëert een gedeelde werkelijkheid
Omdat war rooms processen en gedachten uit de hoofden van mensen halen en zichtbaar maken ontstaat er een gemeenschappelijk referentiekader. Daardoor krijgt iedereen meer inzicht in wat er speelt, worden er misverstanden weggenomen en bovendien toont wetenschappelijk onderzoek aan dat het gezamenlijk fysiek kunnen manipuleren van ideeën tot betere resultaten leidt.
6) Je krijgt meer voor elkaar in minder tijd
Met een goede ruimte, goede facilitatie en de juiste mensen bij elkaar kom je beter en (uiteindelijk) sneller tot de kern van wat er speelt en wat er moet gebeuren. Door deze betrokkenheid en ‘dwingende’ werking van een war room wordt je team effectiever en bespaar je bakken met tijd en energie als je niet links en rechts, in gefragmenteerde meetings, met verschillende intenties en methodes, input bij elkaar moet sprokkelen.
7) Je gebruikt de kracht van een hartslag
Het regelmatig bijeenkomen in een voor het behalen van hoogwaardig resultaat bestemde ruimte is een krachtig instrument om de bal op een gestructureerde manier aan het rollen te houden. Hoe vaak plannen jullie een heisessie of creatieve pressure cooker, waarna de boel weer piepend en knarsend tot stilstand komt? Voordat je weer wat nieuws ingepland hebt ben je zo weken of maanden verder. Door een serie war rooms in te plannen hou je een hartslag gaande op een manier die consistent en motiverend is. Dit kan bijvoorbeeld met het Innovatieabonnement van Rent a War Room®.
Hou je het liever bij het oude of ga je vanaf nu werken met war rooms? Rent a War Room® denkt graag met je mee over jullie uitdaging en wat daarvoor de beste aanpak is.
Je kunt je ook aanmelden voor onze training “Werken met War Rooms” die Rent a War Room® de komende periode regelmatig geeft. Bijvoorbeeld op 7 mei en op 4 juni in Seats2Meet Amersfoort CS.
