2 handige tips van Makkelijkmakers die jouw werk makkelijk maken

Wij, Oliver & Patrick, van Makkelijkmakers maken op regelmatige basis gebruik van de toffe faciliteiten van Meet Berlage. Iedere keer spreken we wel weer iemand met een fascinerend idee of verhaal dat ons inspireert om ons bedrijf verder op weg te kunnen helpen. Samen met Felix bedanken wij bezoekers op een originele manier voor hun aanwezigheid bij Meet Berlage met een Society 3.0-gedachte in het achterhoofd.

Bezoekers die een vergadering hebben gehad krijgen van ons een  voucher. In een 1-op-1-begeleidingssessie geven we enkele handige tips & tricks die binnen een dag al kunnen leiden tot merkbare tijdwinsten. Bij een projectassistent van een grote verzekeraar in Utrecht hebben we vooral gefocust op het herstructureren van haar takenlijst. Als alwetende assistent beheert zij niet alleen haar eigen taken/agenda/e-mail, maar ook die van haar directeur. Een goed overzicht is dan ook extra belangrijk.

Om het concreter te maken, hierbij 2 tips om jouw werk makkelijker te maken:

1) Wil je overzicht in jouw e-mailinbox?

  • Maak de volgende 4 mappen aan: ‘actie‘, ‘wachten op‘, ‘archief‘ & ‘te lezen
  • Gooi nu al jouw mailtjes in jouw inbox (behalve de meest recente 100) in het mapje ‘archief’. De rest is toch niet meer belangrijk
  • Zet alle mail waar je nog op moet antwoorden in het mapje ‘actie’
  • Wacht je nog op antwoord van een e-mail: zet deze in het mapje ‘wachten op’
  • Zet alle nieuwsbrieven- en socialmediamail in het mapje ‘te lezen’ (of beter nog: zeg de nieuwsbrief (soms) op en wis het mailtje :))
  • Voortaan bestaat e-mailen uit twee processen: Toewijzen (kan vaak binnen een minuut) en Beantwoorden (alle mail in het mapje ‘actie’ beantwoorden; kan soms 2 uur duren, dus neem hier de tijd voor )

2) Wil je een gewoonte aanleren?

Dat maken we je makkelijk: koop een rode stift en print een maandkalender. Schrijf de aan te leren gewoonte bovenaan (bijv. ‘iedere dag 30 minuten aan webteksten schrijven’ of ‘5 minuten lang buikspieroefeningen doen’ of ‘maximaal 2 uur per dag e-mailen’) en zet de periode erbij. Ga nu iedere dag aan de slag en zet een rood kruis na het voltooien van de taak. Maar let op: don’t break the chain! Na een dag of 30 zul je merken dat de gewoonte in je systeem zit en je die buikspieroefeningen zonder enige moeite doet.

 

Veel succes en plezier met deze tips! Vragen, opmerkingen of gewoon hallo willen zeggen? Mail of tweet ons, we staan voor je klaar.

Patrick Stastra (@stastra) & Oliver de Leeuw (@odeleeuw)

 

PS: Onze overige gegevens vind je hier